テレワークはなぜ定着しない？　作成：佐々木祐二

テレワークはなぜ定着しない？
　コロナウィルスの脅威により、急速に広まったテレワーク。しかし実態を見るとかなりの混乱を生じており、一旦緊急事態宣言が解除されるとほとんどの企業がテレワークを終了させていく。一体、何に問題があったのだろうか。
　テレワーク自体は、主に都内の大企業や公共機関においてオリンピック対応として、試験的に試行が行われてきた。またIT企業ではクラウドを利用した業務システムが利用され、場所を問わないワークスタイルの下地が作られてきた。
　しかしその他の企業では、緊急事態宣言の発令とコロナウィルスによる、自社への評判の恐怖で、急ごしらえのテレワークが進められて来た。ここでの恐怖とは、自社からコロナウィルス感染者が出た場合の、心無い社会的な批判に対する恐怖であると考えられる。このようなネガティブな感情の中で行われたテレワークは、コロナ以前から進められて来た「新しい生活様式」や「働き方改革」とは違うもののように感じる。
　そこで現状のテレワークの問題点について考察し、あるべき姿のテレワークについて考えて行きたい。

　１、急ごしらえのテレワーク

　急ごしらえのテレワークで何が起こっていたのか考えてみたい。まずは、急なテレワークの導入によるテレワーク用の機材の品不足が起こった。市場ではノートPCの需要の急増、Webカメラやヘッドセットの品不足、ポケットｗｉｆｉの導入、自宅回線の増強により通信インフラの申し込みの急増などが起こった。これらはテレワーク需要として、多くの関連企業の業績を一時的アップさせた。
　急なテレワークの導入により、テレワークとは言っても様々なパターンで行われ、緊急避難としてほとんど休暇に近いテレワークなども見受けられるようになった。
　
　ここで、現状行われているテレワークをレベルに分けて考えてみたい。

レベル１
テレワークは試行されているが、自宅にてＰＣは利用せず電話連絡やメール転送等のみを行う。実質的には休暇に近い。
レベル２
　自宅にＰＣを持ち帰り作業を行うが、会社とのネットワークとはつながっていないので、データを自宅に持ち帰って作業を行う。メールやＷｅｂ会議は利用することが出来る。
レベル３
　自宅にＰＣを持ち帰り、ＶＰＮで会社のネットワークに直接アクセスができる。　またはリモートソフトを利用して会社のＰＣを遠隔操作出来る。
レベル４
　レベル３に加え組織の体制やマインドがリモートワークを前提で、考えられており、業務がテレワークに移行しても影響はあまりない。

　現在テレワークを行っている組織のほとんどがレベル２もしくは３なのではないだろうか。当然自宅で出来ない仕事は多く残ることが考えられるので、業務の効率は低下していると予想されるが、コロナの影響による経済活動の低迷により業務量が減っていることから、業務効率の低下がカバーされているものと考えられる。

２、テレワークに対応する環境がそもそもできていたのか？
　テレワークを行う職種としては主にオフィスでの業務が主なもので、例えば実際に機械をうごかして物理的な製品を生み出す製造現場、人の手足を使って行われる様々なサービスの現場では一部のテレワーク化は可能であるが、テレワークの実施は現実的には難しい。それではテレワークが可能と思われるデスクワークが中心のオフィスの業務でテレワークを阻害するものは何でしょうか？
　もちろんテレワークにはITの導入が必須ではあるが、IT導入の前段階でテレワークに対応する環境が出来ているかを検証することが必要である。
　テレワークを難しくしている物理的なものとしては、紙での業務のハンドリング、押印、各種書類の送付、金銭のやり取りなどが挙げられる。また物理的な要因以外では、頻繁な会話により業務が進んでいくスタイル、顔を合わせなくては業務が進まないという文化などが挙げられます。さらにテレワークを行うと、作業効率が下がるのではないか、従業員がサボるのではないかとの不安感もテレワークを阻害する要因と思われる。
　このようにITの導入以前の段階でテレワークを阻害する要因は多々あるが、テレワークを推進する為にはこのような要因を取り除くこととが重要である。同時に適切な業務の効率化を図ることで、業務改善を行うチャンスと捉えて前向きに取り組むことが望まれる。
　それではテレワークに対応に適応した業務とはどんな業務スタイルなのか。ここで考えられる業務スタイル挙げていこう。
・業務の内容が整理されており、作業や役割がはっきりと定義されている。
・業務のルールが決まっておりメンバーでルールが共通化されている。その場その場で業務が変更されない。
・ITが活用されており、紙の書類を利用しての業務のハンドリングが少ない。
・分割の出来ない物理的なモノを共同で利用していない。

　ここで注目したいのは、ITを利用するために情報が整理され、その情報を扱う個々の役割が明確に決まっていることと、IT化出来ないモノをどう扱うかが重要であるということだ。IT化出来ないモノについて本当にそれが業務に必要か、省くことは出来ないか、外部にアウトソース出来ないか等の検討が必要である。

３、業務手順が明確になっていたのか？

　多くの会社では、常に業務を行っているが、それぞれの業務が手順として認識されているだろうか。業務は既存の業務に新しい業務が追加され日々アップデートされていく。業種によっては業務の流れが明確になっていないと業務が破綻する場合もあるので、業務が明確になっている場合もある。ただ今日ではシステムを使って作業することが多くなり作業効率が上昇したことから、一人に社員が多くの業務を受け持つ場合も多いと思われる。この多くなった業務について、業務内容は何か明示されているだろうか。
　飲食や小売りのチェーン店などでは、アルバイトやパートが均一に作業を行うために非常に細かいマニュアルが整備されている。このマニュアルを使うことで私たちは同じチェーン店であれば同じ品質のサービス受けられることが出来るようになった。ただし、このようなマニュアルが整備されているのはこのような企業がほとんどで、一般の企業では社内ルールなどは存在するが、業務手順等を記述したものはあまり見たことが無いのが現実である。
　このように業務手順が明確になっていないということは、テレワークを実施した際にどのような業務をテレワークで行うのかが見えにくい要因になっていると推察できる。
　テレワークを行うポイントとしてはまずは下記の作業を行い、テレワークで出来る業務を明確にすることが重要である。
　・テレワークの行うスタッフの現在の業務及びその手順の調査
　・テレワークで出来る業務と出来ない業務の区分
　・テレワークで出来ない業務でも何かを変更すれば、テレワークで出来る業務の洗い出し
　このようにテレワークのインフラを整えるだけではなく、業務の整理や見直しもテレワークを進める為には必要となる。

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　４、業務に対する評価は？
　５、企業のマインドは？