その仕事、順調に進んでいますか? No.1 作成:加藤嘉夫

ブログ-教育

「モニタリング&コントロール」
って、聞いたことありますか?

簡単に言うと、
仕事が順調に進んでいるかどうかを監視しながら、前に進めていく考え方です。

仕事に限らず、人は誰もが意識せずにやっているはずです。

例えば、
自宅から最寄り駅まで向かって、朝7:30の電車に乗る場合を考えてみます。

バス停まで3分、バスの所用時間が約5分かかるとしたら、ちょっと余裕を見て7:15頃に自宅を出れば間に合います。

でも、バス停までは予定通りでも、バスがなかなか来なかったり、
渋滞で予想外に時間が掛かったり。
いろいろなことが起こる可能性があります。

こういうことが起こっても、7:30の電車に間に合うようにするのが、
モニタリング&コントロールの考え方です。


この例だと、頭の中で考えながら行動していけば、何とかなりますよね。
でも、仕事に当てはめると、意識していないと脇道に逸れていって戻ってこれないなんてことも。

これって、プロジェクト管理や、業務計画実行時などの基本中の基本なのですが、
以外と難しいかもしれません。

いろいろとポイントがあります。
以降で易しい事例を交えながら解説していきます。

モニタリングの考え方

モニタリングとは、簡単に言うと、
仕事が順調に進んでいるかどうか、途中途中で確認することです。

最初に書いた事例(最寄り駅までバスで移動する)で言うと、
 ・予定時間(以前)に自宅を出発したか?
 ・自宅出発時の余裕時間は何分あったか?
 ・バスは、定刻に到着したか?
 ・渋滞はしていないか?
などを確認することです。

ここで大切なことは、
 「何を確認するか?」
です。

順調に進んでいるかどうかを判断できることが大切です。
当然、判断基準の定義も必要になってきます。

そして、
モニタリングする項目は、仕事を開始する前に決めておくことも大切です。
なんとなく、「上手く進んでいるかなぁ~」と確認するだけでは不安になったり、
思わぬ落とし穴に嵌ったりしてしまいます。

では、
モニタリングする項目をどうやって決めるか?

まずは、
その仕事の「目的」は何かをはっきりとさせるところからです。

事例で言うと、「7:30の電車に乗るため」というようなことです。
(実際の仕事では、なぜ7:30の電車に乗る必要があるのかということまで考えますが、説明を単純にするため、目的はここまでで留めておきます)

そして、7:30の電車に乗るための最終目標を具体的に決めます。

例えば、
駅に到着してバスを降車する時間を、余裕を見て7:25と設定します。

これで、最終目標が設定できました。

ここで一呼吸!

もう一つ大切なこととして、
最終目標がクリアできれば、目的も達成できたことになるかも合わせて考えてください。

最終目標を設定したら、
 「この目標がクリアできたら目的を達成したと言えるか?」
をです。
答えがYesであれば、最終目標設定は完了です。


さらに、中間目標も設定します。
最寄りのバス停でのバスへの乗車時間を、7:18に設定する等です。

モニタリングでは、ここが大切です。

こうやって、中間目標を含めて設定しておくことで、途中途中でモニタリングができるようになります。

さらに、
モニタリング項目を設定したら、もう一つ考えておくことがあります。

それは、
モニタリング結果を見て、
  「何をしたいのか?/どうしたいのか?」
です。

これは、次の「コントロール」に繋がっていきます。

これを考えておかないと、
 「何となく、モニタリングしました」
で終わってしまいます。

如何でしょうか?
モニタリングの考え方が理解できましたか?
次回は、コントロールについて説明します。

                著者 プロフィール

加藤嘉夫 ITコーディネータ、GCS認定プロフェッショナルコーチ
30年のシステムの開発、人財育成/教育、組織活性化、業務プロセス改善の経験によるマネージメント能力を活かして、業務の改善/推進が確実に行われる仕組みの確立とそれを推進する人材育成、組織活性化に注力。

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